واحد دبیرخانه

 دبیرخانه شهرداری

• اجرای دقیق آیین نامه ها، دستورالعمل ها، بخشنامه ها و ضوابط مربوطه.
• ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در سیستم دبیرخانه .
• تحویل، تفکیک و توزیع نامه ها، گزارش ها و سایر مکاتبات برای ارجاع به مقام های مافوق و واحد اقدام کننده و پیگیری آنها.
• ابلاغ دستورات صادره از مدیر به اشخاص ذی ربط و واحد های تابعه بر حسب خط ومشی تعیین شده و در صورت لزوم پیگیری آنها.
• تهیه پیش نویس برخی نامه ها و گزارشات.
• پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات درخواستهای متقاضیان و مراجعه کنندگان
• تنظیم دعوتنامه جلساتی که تشکیل می شود و مطلع ساختن افراد شرکت کننده در جلسه.
• حفظ و نگهداری نامه ها ،اوراق ،اسناد،مدارک و پرونده ها مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین شده.
• پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور.
• تهیه و نگهداری پرونده های مربوط به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق.
• انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق در چهارچوب وظایف.