سایت رسمی شهرداری ورزنه

info@varzaneh.ir

varzaneh-arm-w-250

واحد دبیرخانه

slide-2feca5b

شرح وظائف:

دبیرخانه شورای اسلامی شهر

  اجرای دقیق آیین نامه ها، دستورالعمل ها، بخشنامه ها و ضوابط مربوطه.

  • ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در سیستم دبیرخانه شورای اسلامی شهر .
  • ثبت لوایح و کلیه نامه های وارده و تنظیم و ارائه آنها جهت طرح در جلسات عمومی شورای شهر و کمیسیونهای فرعی زیر مجموعه آن
  • ارسال صورتجلسات شورای اسلامی شهر به فرمانداری جهت طرح در کمیته انطباق
  • توزیع مصوبات و صدور و ارسال پاسخ نامه ها به شهرداری و سایر ادارات و سازمان های مربوطه
  • درج صورت جلسات و مذاکرات انجام شده در جلسات شورای شهر در دفتر
  • حفظ و نگهداری اسناد و اوراق و صورتجلسات و مصوبات شورای شهر

انجام دعوت از مقامات مسئولین مختلف جهت شرکت در جلسات شورای شهر در اجرای مصوبات و دستورالعمل های شورای مذکور

*******

 دبیرخانه شهرداری

  • اجرای دقیق آیین نامه ها، دستورالعمل ها، بخشنامه ها و ضوابط مربوطه.
  • ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در سیستم دبیرخانه .
  • تحویل، تفکیک و توزیع نامه ها، گزارش ها و سایر مکاتبات برای ارجاع به مقام های مافوق و واحد اقدام کننده و پیگیری آنها.
  • ابلاغ دستورات صادره از مدیر به اشخاص ذی ربط و واحد های تابعه بر حسب خط ومشی تعیین شده و در صورت لزوم پیگیری آنها.
  • تهیه پیش نویس برخی نامه ها و گزارشات.
  • پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات درخواستهای متقاضیان و مراجعه کنندگان
  • تنظیم دعوتنامه جلساتی که تشکیل می شود و مطلع ساختن افراد شرکت کننده در جلسه.
  • حفظ و نگهداری نامه ها ،اوراق ،اسناد،مدارک و پرونده ها مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین شده.
  • پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور.
  • تهیه و نگهداری پرونده های مربوط به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق.
  • انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق در چهارچوب وظایف.