شرح وظائف:
دبیرخانه شورای اسلامی شهر
اجرای دقیق آیین نامه ها، دستورالعمل ها، بخشنامه ها و ضوابط مربوطه.
- ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در سیستم دبیرخانه شورای اسلامی شهر .
- ثبت لوایح و کلیه نامه های وارده و تنظیم و ارائه آنها جهت طرح در جلسات عمومی شورای شهر و کمیسیونهای فرعی زیر مجموعه آن
- ارسال صورتجلسات شورای اسلامی شهر به فرمانداری جهت طرح در کمیته انطباق
- توزیع مصوبات و صدور و ارسال پاسخ نامه ها به شهرداری و سایر ادارات و سازمان های مربوطه
- درج صورت جلسات و مذاکرات انجام شده در جلسات شورای شهر در دفتر
- حفظ و نگهداری اسناد و اوراق و صورتجلسات و مصوبات شورای شهر
انجام دعوت از مقامات مسئولین مختلف جهت شرکت در جلسات شورای شهر در اجرای مصوبات و دستورالعمل های شورای مذکور
*******
دبیرخانه شهرداری
- اجرای دقیق آیین نامه ها، دستورالعمل ها، بخشنامه ها و ضوابط مربوطه.
- ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در سیستم دبیرخانه .
- تحویل، تفکیک و توزیع نامه ها، گزارش ها و سایر مکاتبات برای ارجاع به مقام های مافوق و واحد اقدام کننده و پیگیری آنها.
- ابلاغ دستورات صادره از مدیر به اشخاص ذی ربط و واحد های تابعه بر حسب خط ومشی تعیین شده و در صورت لزوم پیگیری آنها.
- تهیه پیش نویس برخی نامه ها و گزارشات.
- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات درخواستهای متقاضیان و مراجعه کنندگان
- تنظیم دعوتنامه جلساتی که تشکیل می شود و مطلع ساختن افراد شرکت کننده در جلسه.
- حفظ و نگهداری نامه ها ،اوراق ،اسناد،مدارک و پرونده ها مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین شده.
- پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور.
- تهیه و نگهداری پرونده های مربوط به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق.
- انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق در چهارچوب وظایف.